Otwarcie własnego gabinetu to poważna inwestycja, którą trzeba dobrze zaplanować. Ważne jest, by dbać o właściwą organizację, w tym o kwestie finansowe. Jako właściciela gabinetu, Twoją rolą jest nie tylko dbanie o piękne i zdrowe uśmiechy pacjentów, lecz także o biznesowe aspekty, dzięki którym zarówno Ty jak i Twój personel będziecie zadowoleni. Odpowiednio rozdysponowany budżet gabinetu stomatologicznego pomoże Ci w obu tych rzeczach.
Planowanie budżetu
Zastanawiasz się od czego zacząć planowanie budżetu? Od analizy finansowej! W przypadku praktyki, która już funkcjonuje oprzesz się na historycznych danych, obejmujących przychody i koszty prowadzenia działalności. Otwierając nowy gabinet, działasz w oparciu o pewne założenia i Twoją znajomość rynku. Często założenia te okazują się błędne, dlatego częsta weryfikacja budżetu i zmiana sprawi, że dojdziesz do optymalnej wersji rozliczeń. Kolejne budżety proponujemy tworzyć w osobnych plikach i w ich nazwie wpisywać datę modyfikacji, np.: budżet_gabinet_20.07.2021. Jak już wspominaliśmy, podczas tworzenia budżetu najlepiej brać pod uwagę dane historyczne. Jeśli nie posiadasz tych danych, postaraj się zasięgnąć języka wśród znajomych właścicieli lub wśród zaufanych dostawców.
Poniżej przedstawiamy kroki do stworzenia budżetu:
- Zbierz dane historyczne lub rynkowe.
- Wypisz wszystkie koszty, które przyjdą Ci do głowy.
- Spójrz krytycznie na powyższe wydatki.
- Ustal miesięczne cele przychodów.
- Weryfikuj, sprawdzaj, modyfikuj.
Analiza przychodów i kosztów
Analiza przychodów
Otwierając nowy gabinet, musisz odpowiedzieć sobie na pytaniem czy chcesz specjalizować się w konkretnej dziedzinie czy zamierzasz świadczyć usługi w różnych obszarach. Analiza przychodów musi uwzględniać, jaki jest procentowy podział wpływów z różnych obszarów działalności. Kluczowe znaczenie ma tu planowana lub aktualna wielkość placówki. Jeśli oferujesz większą ilość usług, warto przeanalizować, które przynoszą zysk, a które generują straty. Należy również wziąć pod uwagę, ilość lekarzy pracujących w gabinecie oraz jaki dochód generują poszczególni z nich.
Analiza kosztów
Kolejny krok to analiza kosztów. Dzielimy je na dwa obszary: koszty stałe i koszty zmienne.
Koszty stałe
Koszty stałe to wydatki, które nie zmieniają się, w zależności od miesiąca i ilości przyjętych pacjentów. Zaliczamy do nich między innymi:
- Czynsz, koszt najmu (koszt lokalu)
- Media i telefony
- Raty kredytów
- Raty leasingów
- Stałe umowy, m.in. na odbiór nieczystości/koszt usług zewnętrznych
- Materiały biurowe
Analiza takich kosztów to po prostu zsumowanie wszystkich tych kwot. Wynik to wartość, jaką musimy zabezpieczyć co miesiąc, by utrzymać płynność finansową. Warto również stworzyć poduszkę finansową, czyli zabezpieczyć się na okoliczność czasowej utraty przychodów, czyli gromadząc oszczędności stanowiące część zysku, które pozwolą nam przetrwać krótki czas kryzysu lub przymusowego przestoju. Wartość takiego zabezpieczenia powinna wynosić minimum 3-krotność miesięcznych kosztów stałych.
Koszty zmienne
Koszty zmienne są wydatkami, które zmieniają się w zależności od miesiąca, chodzi o różną ilość pacjentów i wiele innych czynników. Wśród takich kosztów można wyróżnić:
- Koszt pracowni protetycznej
- Wynagrodzenia pracowników
- Koszt materiałów stomatologicznych i innych eksploatacyjnych
- Koszt wynagrodzeń prowizyjnych
- Koszt specjalistycznych usług zewnętrznych (laboratorium protetyczne)
- Koszt szkoleń
- Koszt marketingu i promocji
Żeby wyciągnąć jakieś wnioski z analizy kosztów zmiennych, należy prowadzić ją przynajmniej w kilkumiesięcznym okresie. Należy porównywać wysokość tych kosztów z uzyskiwanym w danym okresie przychodem. Dzięki temu będziesz mógł się zorientować, czy rośnie on proporcjonalnie do kosztów zmiennych. Jest to niezbędne, by przedsięwzięcie osiągało próg rentowności.
Próg rentowności – jak obliczyć i osiągnąć
Czym jest w ogóle próg rentowności? Jest to taki punkt, w którym przychody pokrywają się z kosztami, oznacza to moment, gdzie przedsięwzięcie nie przynosi dochodów, ale też nie generuje start, czyli w pewnym sensie stabilna pozycja. Najłatwiej obliczyć go zestawiając miesięczne przychody z sumą miesięcznych kosztów stałych i zmiennych. Jeśli zestawienie wypada korzystnie i osiągamy zadowalający zysk, sprawa jest prosta. Jeśli jednak zysk jest niski lub zdarzają się okresy, gdy w ogóle go nie ma. Co zrobić w takiej sytuacji? Warto obliczyć, jaki przychód powinni generować poszczególni pracownicy i sprawdzić, jak to wygląda w rzeczywistości, by nie okazało się, że dopłacamy do niektórych z nich.
Kolejną rzeczą, która należy zoptymalizować są zakupy materiałów dentystycznych. Niewłaściwe zarządzanie nimi może przyczyniać się do generowania dużych kosztów, szczególnie gdy np. kupujemy u drogich dostawców czy używamy produktów niskiej jakości, które szybciej się zużywają.
Kilka wskazówek
Kontroluj kosztów
Nie jesteś w stanie uniknąć kosztów, ale możesz właściwie je kontrolować. Warto przeanalizować wszystkie wydatki i przychody z okresu całego roku. Najlepiej byłoby poszukać nadmiaru w liście kosztów i zrobić cięcia. Kiedy już to zrobisz, zastanów się jeszcze raz, czy na pewno nie wpłyną one źle na jakość Twoich usług. Jeśli nie, możesz „odchudzić” swój budżet.
Nie bój się technologii
Często gabinety nie decydują się na zakup oprogramowania do elektronicznej dokumentacji medycznej, bo wydaje im się to zbędnym kosztem. Tymczasem, dużo więcej czasu i pieniędzy tracą na ręczne prowadzenie czynności administracyjnych. Jest to nieefektywne i nieproduktywne działanie. Dlatego warto skorzystać z nowoczesnych narzędzi, by zautomatyzować podstawowe procesy w gabinecie, które z pewnością wpłyną na szybkość pracy. To z kolei oznacza więcej umawianych wizyt, czyli więcej pieniędzy.
Bądź obecny w social mediach
Obecnie, większość pacjentów przed wyborem lekarza czyta opinie w internecie i na ich podstawie podejmuje decyzję. Dlatego też powinieneś zadbać o zbudowanie dobrego wizerunku gabinetu na portalach społecznościowych. Korzystaj z nich, aktualizuj swoją stronę www, udzielaj się w grupach, a łatwiej dotrzesz do klientów i osiągniesz swoje cele biznesowe.
Zapisz się do naszego newslettera i odbierz dokument zawierający budżety reklamowe używane przez konkurencje:
Jeśli zastanawiasz się, jak otworzyć gabinet stomatologiczny, przejdź do naszego artykułu!
